Wir haben umfangreiches Feedback erhoben

100 Tage Desksharing – unser Zwischenfazit

Schon steht wieder das Weihnachtsfest vor der Tür und damit ist es nun schon über drei Monate her, dass wir uns dazu entschieden haben, unsere Task-Force „SKOPOS FLEX“ zu gründen und unsere heimeligen Büroarbeitsplätze zugunsten von Desksharing aufzugeben. Wir haben mit Ihnen in unserem vergangenen Beitrag zum SKOPOS Flex unsere ersten Schritte geteilt und versprochen, Sie auf dem Laufenden zu halten und mit Ihnen unsere Erfahrungen zu teilen.

Anfang September dieses Jahres war es so weit, es war alles eingerichtet, die Arbeitsplätze und unser Buchungssystem waren vorbereitet und die Mitarbeiter:innen wurden vorab zum Start informiert. Es konnte losgehen und wir waren sehr gespannt, wie das Desksharing angenommen werden würde. Eins kann ich Ihnen schon mal sagen, der Start war holprig. Zu Beginn erreichten uns auch schon die ersten Reaktionen. Hier stand die Task-Force „SKOPOS FLEX“ mit Rat und Tat zur Seite. Nun haben wir nach 100 Tagen Desksharing jedoch nochmal umfangreicheres Feedback erhoben und möchten gerne für Sie zusammenfassen, welche Vor- und Nachteile wir und unsere Kolleg:innen sehen und was wir gelernt haben.

Das Feedback zum Desksharing

Positiv

  • Man lernt sich dank der immer neuen Konstellationen besser kennen und die Stimmung wird aufgelockert.

  • Mehr Austausch untereinander, auch zwischen unterschiedlichen Forschungsdisziplinen

  • Dank Clean Desk Policy wird man dazu erzogen, ordentlicher zu sein/mit weniger Ressourcen zu arbeiten.

  • Man hat die Flexibilität, den Raum zu wechseln, da eine Quiet Zone, ein Creative Working Space und Telefonraum etc. zur Verfügung stehen.

  • Wir sparen Kosten, da wir weniger Büroräume anmieten müssen.

  • Es ist ein guter Kompromiss, um weiterhin zumindest zum Teil im Mobile Office arbeiten zu können.

  • Das Buchungssystem, das wir nicht eingekauft, sondern selbstständig aufgebaut haben, funktioniert gut

Negativ

  • Probleme mit der Technik, da wir zum Teil unterschiedliche Laptop-Modelle und dadurch unterschiedliche Docking Stations/Anschlüsse an den Arbeitsplätzen haben.

  • Teilweise sitzen Mitarbeiter:innen auch gerne mit den gewohnten Kolleg:innen zusammen.

  • Die Clean Desk Policy wird nicht konsequent umgesetzt und man findet noch Utensilien des Vorgängers am Schreibtisch.

  • Unterschiedliche Räume werden noch nicht ausreichend genutzt, sodass z. B. lange Telefonate auch am Arbeitsplatz geführt werden und nicht im Telefonraum (führt zu Ablenkung).

  • Es gibt Befürchtungen bezüglich der Hygiene und fehlender Desinfektion in Bezug auf Corona.

  • Zum Teil gibt es eine zu hohe Auslastung der Arbeitsplätze, wenn ein Team geschlossen an einem Tag kommen möchte und mehrere Büroräume belegt.

Wie Sie in dem Feedback sehen können, haben wir positive Rückmeldungen erhalten, die auch überwogen haben. Es gab aber auch kritisches Feedback, das wir gerne annehmen und an dem wir arbeiten möchten. Unsere IT-Abteilung arbeitet z. B. schon länger daran, die Laptop-Modelle zu vereinheitlichen und alle älteren Modelle auszutauschen. Leider verlangsamt die aktuelle Verfügbarkeit von Computerchips hier den Prozess, dafür haben unsere Mitarbeiter:innen aber auch Verständnis. Zum Thema Clean Desk Policy sowie Sauberkeit und Hygiene haben wir nochmals genauer informiert und die entsprechende Arbeitsanweisung an das gesamte Team kommuniziert. Die entsprechenden Materialien wie Desinfektionssprays und Tücher standen ohnehin schon bereit. Geschlossene Team-Tage, an denen ein Team mit allen Teammitgliedernins Büro kommt, wird es vorerst aufgrund der aktuellen Gesundheitslage ohnehin nicht geben. Wir werden sie aber in Zukunft vorab besser mit den anderen Teams abstimmen.

Dann bleibt zum Schluss nur noch der Faktor Mensch. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und somit muss man den Wechsel zum Desksharing als Prozess annehmen. Es gibt Menschen, die mit Veränderungen besser umgehen können als andere, die länger an gewohnten Mustern festhalten. Wir können sagen, dass viele Mitarbeiter:innen zu Beginn sehr skeptisch waren. Jetzt nach den ersten 100 Tagen ist die deutliche Mehrheit jedoch positiv gestimmt und sieht die Vorteile, die das Desksharing mit sich bringt. Umso trauriger ist es jetzt für uns, aufgrund der neuen Verordnungen der Politik wieder einen Schritt zurück zu machen und wieder vollständig ins Home Office zurückzukehren. Nichtsdestotrotz sind wir vor allem aufgrund unserer ersten positiven Erfahrungen darin bestärkt worden, am hybriden Arbeiten und dem Desksharing festzuhalten und sind gespannt, wann und wie es weitergeht und wir es alle schaffen, uns an die neuen Gegebenheiten und Arbeitsmodelle zu gewöhnen.

Ihre Ansprechpartnerin:

Katharina Zimoch

Katharina Liebig
Consultant

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