Remote Workshops im HR-Bereich erfolgreich durchführen

Unsere Best Practices nach einem Jahr Pandemiebetrieb

Workshop-Koffer

Remote arbeiten, remote Fortbildungen, remote Partys, remote Freunde treffen – all das gehört inzwischen zu unserem Alltag dazu. Früher alles undenkbar, heute Teil des „neuen Normal“. Wir wollen an dieser Stelle auf keinen Fall leugnen, dass es uns vor große Herausforderungen gestellt hat und teilweise immer noch stellt.

Die Herausforderungen sind vielfältig: Abstimmungen intern, wie auch mit unseren Kunden werden langwieriger, Prozesse dauern länger oder funktionieren auf einmal ungewöhnlich unbürokratisch. Der Austausch ist definitiv anders als zuvor.

Unser Arbeitsalltag lebt normalerweise von vielen Workshops, die wir bei unseren Kunden vor Ort oder auch intern im Team durchführen. Auch sie mussten wie so Vieles ins Home-Office verlegt werden. Wir haben deshalb damit angefangen, genau diese Workshops, die uns sonst geholfen haben, uns zu strukturieren und auszutauschen, in die digitale Zusammenarbeit mit unseren Kunden und auch im Team zu integrieren.

Und siehe da, nach kurzer Zeit hatten wir die ersten Erfolgserlebnisse: Die Einarbeitung in unser favorisiertes Tool Miro ging sehr schnell und auch die Kommunikation über Microsoft Teams waren wir bereits gewohnt. Insgesamt haben wir viele Impulse gesammelt und neue, individuelle Lösungen für unsere Kunden entwickelt.

Wir haben viel gelernt! Für die Kunden und für uns.

  • Technik

    Die Einführung in Miro ist das Wichtigste, bevor man mit dem Tool arbeitet. Deshalb bieten wir unseren Kunden verschiedene Time Slots an, sobald sie einen Remote Workshop mit uns durchführen. Die Zusammenarbeit im Workshop läuft viel fließender, wenn alle Kunden mit dem Tool vertraut sind und vorher eine umfassende Einführung erhalten haben.

  • Teilnehmer

    Gruppen sollten nicht größer als 8-12 Teilnehmer sein, da sonst zu viele Diskussionen entstehen und es schwer ist, alle Teilnehmer gleichmäßig mitzunehmen. Für Übungen in Kleingruppen nutzen wir mehrere Moderatoren in Breakout-Rooms bei Microsoft Teams. So erhält jede Kleingruppe die bestmögliche Begleitung während der Zusammenarbeit

  • Ablauf

    Alle 1-1,5 Stunden sollte man Pausen einbauen. Wir kennen es alle: Stundenlang konzentriert auf den Bildschirm zu schauen, ist anstrengend. Wenn dann auch noch fordernde Workshop-Übungen dazu kommen, wird es nicht leichter. Deshalb sollten Remote Workshops nicht länger als 4 Stunden in Anspruch nehmen und im besten Fall vormittags durchgeführt werden, wenn alle noch fit sind und keinen stressigen Tag hinter sich haben.

    Wir haben auch gemerkt, dass es sinnvoll ist, Remote Workshops nicht an mehreren Tagen hintereinander, sondern wöchentlich zu veranstalten. So bleibt Zeit zum „Sacken lassen“, über das Erarbeitete nachzudenken, ggf. Hausaufgaben zu bearbeiten und sich auf den nächsten Workshop vorzubereiten. Die Ergebnisse sind dann vielversprechender und besser.

  • Inhalte

    Es eignen sich vor allem Fragestellungen, in denen To-Dos, ein Plan oder neue Ideen erarbeitet werden sollen. Wir nutzen Remote Workshops gerne zur Erarbeitung von Befragungsstrategien, um hinter das „Warum“ der Befragung zu schauen, Fragebögen zu erarbeiten, Ergebnisse einzuordnen und Maßnahmen abzuleiten. Für emotionalere Themen sind Remote Workshops eher nicht geeignet.

  • Übungen

    Wir nutzen am liebsten Übungen aus Liberating Structures. Sie sind erprobt und für jeden Zweck gibt es passende Übungen. In Diskussionen eignet sich die Übung 1-2-4-all, um sie sinnvoll zu strukturieren. In Maßnahmenworkshops nutzen wir gerne TRIZ, wobei es darum geht, eine paradoxe Intervention zu durchdenken. Man fragt sich: „Was tun wir bereits, was einen erwünschten Zustand verhindert?“ und kommt so auf Dinge, die man zukünftig lassen sollte.

    Auch der Lightning Decision Jam ist eine sehr effiziente und gut erprobte Methode, in der Ideen schnell priorisiert und zu konkreten To-Dos werden, sodass alle Workshop-Teilnehmer wissen, was als Nächstes zu tun ist.

  • Achtung auf keinen Fall

    Konflikte sollten nicht im remote Kontext geklärt werden. Bei konfliktbehafteten Themen oder persönlichen Konflikten sollten sich die Beteiligten persönlich treffen, um sich auszusprechen.

  • Unser Team Benefit

    Das Wir-Gefühl sank in unserem Team deutlich. Durch den nicht vorhandenen persönlichen Austausch vor Ort und der Entfernung bemerkten wir, dass wir gar nicht mehr wussten, was unsere Kolleginnen und Kollegen taten und was sie umtrieb. Anfangs dachten wir: Dann machen wir einfach mal ein Meeting nach der Arbeit, in dem wir uns privat austauschen. Doch auch das war nicht des Rätsels Lösung. Wir wollten etwas gemeinsam schaffen, uns etwas Neues ausdenken, kreativ werden und wieder zusammen an etwas arbeiten. Durch gemeinsame Remote Workshops haben wir genau das erreicht und konnten unser Wir-Gefühl wieder steigern.

Unser Fazit: Probieren Sie es aus! Die Vorteile und Ergebnisse von Remote Workshops überwiegen in Bezug auf Zeit für Vorbereitung und Durchführung deutlich. Bringen Sie Abwechslung in den digitalen Arbeitsalltag. Wir sind davon überzeugt, dass sie nicht nur uns weiterbringen, sondern alle Teams.

Ihr Ansprechpartner:

Marcel Hecker
Project Manager

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