SAP, SuccessFactors & Co.: So kommen Ihre HR-Daten richtig in Qualtrics an

Viele Unternehmen nutzen nicht mehr nur ein einziges zentrales HR-System, sondern eine ganze Landschaft an Tools – von SAP und SuccessFactors bis hin zu spezialisierten Payroll- oder Zeiterfassungssystemen. Für moderne Befragungsprojekte braucht es eine zuverlässige, flexible und automatisierbare Anbindung all dieser Quellen an Qualtrics. Die klassische „Ein-Klick-API“ allein reicht fast nie aus.

Zentrale Frage:
Wie können Sie Ihre HR-Stammdaten (z. B. Mitarbeiterdaten) so in Qualtrics integrieren, dass alle Prozesse – von der Einladung bis zum Reporting – sauber laufen?

Lesedauer: 3 Minuten

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Schnittstellenoptionen in Qualtrics

Qualtrics ist darauf vorbereitet, verschiedene Anbindungspunkte zu bieten. Doch jede dieser Möglichkeiten hat besondere Stärken:

Qualtrics API:
Die hauseigene Qualtrics API für SAP und andere Systeme erlaubt es, Daten automatisch und regelmäßig zwischen Systemen auszutauschen. So lassen sich z. B. neue Mitarbeiter, Abteilungswechsel oder Gehälter tagesaktuell in das Befragungsprojekt übernehmen.
SFTP-Datenimport:
Für viele Kunden bewährt sich der Qualtrics SFTP-Datenimport – dabei werden Mitarbeiterdaten im festgelegten Format automatisch ins Employee Directory von Qualtrics gespielt. Praktisch für alle, die große Listen verarbeiten wollen und deren HR-System den XML- oder CSV-Export beherrscht.
Workflows & Cloud-Konnektoren:
Die Qualtrics SuccessFactors Integration (und ähnliche Lösungen für andere Cloud-HR-Plattformen) funktioniert über vordefinierte Workflows: Hier werden z. B. automatisch nach dem Onboarding alle neuen Mitarbeitenden für die nächste Befragung in Qualtrics erfasst. Mit Qualtrics Connect lassen sich spezifische Konfigurationen einfach abbilden.

Das globale Verzeichnis & Projekte: Employee Directory

Eine Best Practice ist die Einrichtung eines zentralen Employee Directory in Qualtrics. Hier landen alle relevanten Personaldaten aus SAP, SuccessFactors & Co. – sauber strukturiert, tagesaktuell und versionssicher.

Projekte in Qualtrics „ziehen“ sich ihre Zielgruppen direkt aus diesem zentralen Verzeichnis.
Sie entscheiden per Klick: „Alle aktiven Mitarbeitenden“, „Nur neue im letzten Quartal“ oder „Stichprobenauswahl für spezielle Umfragen“.
So bleiben Ihre Mitarbeiterdaten in Qualtrics synchronisiert, ohne dass Sie manuell importieren oder Datenqualitätsprobleme lösen müssen.

Pseudonymisierung und Datenschutz schon bei den Schnittstellen denken

Ein erfolgreicher Schnittstellen-Prozess endet nicht bei „die Daten kommen an“: Gerade bei einer Qualtrics HR-System-Anbindung im DACH-Markt müssen schon im Schnittstellen-Workflow Datenschutz und Pseudonymisierung stimmen.

Pseudonymisierung kann bereits auf SAP- oder SuccessFactors-Seite erfolgen, etwa indem bestimmte Felder nicht an Qualtrics übergeben werden.
In Qualtrics selbst können Sie Aggregationslogiken und Sichtbarkeiten so einstellen, dass keine schwebenden personenbezogenen Risiken entstehen.
Die Abstimmung mit Datenschutz und ggf. Betriebsrat sollte früh beginnen – wir unterstützen mit Best-Practice-Argumentationen und Standarddokumentationen.

Praxisbeispiel

Ein Industriekunde wollte die jährliche Mitarbeiterbefragung auf internationale Standorte skalieren. Bisher wurden Personallisten per Excel hochgeladen – nach jedem Fehler musste nachgearbeitet werden. Nach dem Wechsel auf die Qualtrics SAP-Schnittstelle und Einrichtung des Employee Directory reichen jetzt wenige Klicks: Die aktuellen Mitarbeiterdaten werden automatisch synchronisiert, neue Projekte werden ohne manuellen Aufwand erstellt, und durch die SAP-seitige Pseudonymisierung gibt es keine Datenschutzdiskussion mehr.

Die Reaktion des Kunden:
„Das ist das erste Mal, dass unser HR-Team die Daten nicht mehrfach prüfen oder nachladen muss – Qualtrics zieht sich immer den aktuellen Bestand. Ein echter Wow-Effekt!“

Die Rolle von SKOPOS VIEW

Wir begleiten Sie entlang des gesamten Schnittstellen-Prozesses:

Beratung, welche Schnittstelle zu Ihrem Use Case passt:
Nicht jedes HR-System, nicht jede Datenqualität ist gleich. Wir analysieren Ihre Ausgangslage und empfehlen die technisch und organisatorisch beste Lösung.
Umsetzung und Test:
Wir richten die richtigen Datenflüsse ein (API, SFTP, SuccessFactors-Konfiguration etc.), prüfen Timing und Wetterfestigkeit und begleiten den Abnahmeprozess mit Ihrer IT und Ihrem Datenschutz.
Laufendes Monitoring und Fehlerprävention:
Auch nach der Inbetriebnahme bleiben wir ansprechbar, sodass Ausfälle, Datenprobleme oder Formatänderungen frühzeitig auffallen und Sie jederzeit sicher planen können.

Sie wollen Ihre HR-Daten nahtlos nach Qualtrics integrieren?
Wir unterstützen von der Strategie bis zur technischen Umsetzung – und behalten dabei immer auch Datenschutz und Betriebsrat im Blick.

Qualtrics mit SKOPOS VIEW

SAP, SuccessFactors & Co.: So kommen Ihre HR-Daten richtig in Qualtrics an

Schnittstellenoptionen in Qualtrics

Qualtrics API:

SFTP-Datenimport:

Workflows & Cloud-Konnektoren:

Das globale Verzeichnis & Projekte: Employee Directory

Pseudonymisierung und Datenschutz schon bei den Schnittstellen denken

Praxisbeispiel

Die Rolle von SKOPOS VIEW

Beratung, welche Schnittstelle zu Ihrem Use Case passt:

Umsetzung und Test:

Laufendes Monitoring und Fehlerprävention:

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