Warum der richtige Umgang mit der Organisationstruktur bei einer Mitarbeiterbefragung so wichtig ist

Erste Hilfe bei komplexen Organisationsstrukturen

Nicht jedes Unternehmen ist über wenige, übersichtlich aufeinander aufbauende Hierarchieebenen strukturiert, wie beispielsweise Geschäftsführung → Abteilungen → Teams. In der Regel gilt, je größer das Unternehmen, desto komplexer der Aufbau: unzählige Hierarchielevel, Stabsstellen, weltweite Standorte etc. Die Matrix ist oft der Sammelbegriff für Komplexität. Und gerade in so einem Fall ist es schwer, Erste Hilfe zu leisten.

Trotz dieser Komplexität steht die Gewährleistung des Datenschutzes und der Anonymität einzelner Mitarbeiter:innen bei der Ergebnisaufbereitung an erster Stelle. Darüber hinaus gilt es, die Glaubwürdigkeit der Befragung zu sichern, indem Führungskräfte die „richtigen“ Ergebnisse bekommen – also so, dass die eigenen Teammitglieder ein Feedback gegeben haben und korrekt zugeordnet wurden. Zusätzlich kommt die konkrete Arbeit mit den Ergebnissen als Treiber für Komplexität hinzu. Welche demographischen Daten sind für die Analyse relevant und sollen in die Strukturdaten mit einfließen? In welcher Qualität sind sie vorhanden und sind Datenschutz und Betriebsrat bereit, sie freizugeben?

Gute Planung und Kommunikation sind das A und O

Um all diesen Ansprüchen gerecht zu werden, empfiehlt sich ein iteratives Vorgehen. Zunächst planen wir die Auswertung. Auf welchen Ebenen wollen wir auswerten? Wer benötigt welche Ergebnisse? Welche Fragen sollen mit den Daten beantwortet werden können? Was benötigen wir dafür?
Bevor wir mit den relevanten Stakeholdern sprechen, um unseren Vorschlag für den Aufbau der Teilnehmerdaten zu diskutieren, fordern wir Probedaten an, um zu prüfen, in welcher Qualität die Daten im Unternehmen vorliegen. Oft erschwert die Nutzung von verschiedenen oder schlecht gepflegten Systemen eine einheitliche Grundlage.

Danach bilden wir die Struktur online in unseren Systemen ab. Immer mit Blick auf die Ergebnislieferung in den Dashboards oder Berichten. Dabei beschäftigt uns immer ein Gedanke: Wie kann man den Aufwand nach der Befragung für die Ergebnis-Anonymisierung minimieren, um eine schnellere Lieferung der Ergebnisse zu erreichen.

Vorab definierte Regeln helfen dabei, die Komplexität zu reduzieren

Die Lösung ist, vor der Befragung individuelle Regeln zu erarbeiten, die von Vorneherein und unabhängig von der tatsächlichen Teilnehmerzahl festlegen, wer Zugang zu den Ergebnissen erhält. Aufgrund ggf. zu geringer Teilnehmerzahlen müssen Teams zusammengelegt, Zugriffe auf Ergebnisdashboards eingeschränkt werden etc. Je größer die Notwendigkeit ist, nach der Befragung noch einmal Anpassungen an der Organisationsstruktur vornehmen zu müssen, desto länger ist auch die Wartezeit auf die Ergebnisse.

Die definierten Regeln erlauben es uns, in Vorarbeit zu gehen und so die Bearbeitungszeit nach der Befragung zu reduzieren. Anhand dieser Regeln bilden wir die Struktur ab und nehmen erforderliche Anpassungen für den Datenschutz schon im Vorfeld der Befragung vor. Hier gilt natürlich: Die Regeln nicht zu streng zu gestalten, um die Verfügbarkeit der Ergebnisse nicht zu stark einzuschränken. Ein genaues Abwägen von Aufwandsersparnis und Datenverfügbarkeit ist hier gefragt. Eine solche Vorgehensweise macht es zudem zwingend erforderlich – auch im Sinne der Transparenz – diejenigen Personen frühzeitig zu informieren, die von etwaigen Einschränkungen betroffen sind. Vorab festgelegte Regeln führen zwangsläufig.

In jedem Fall ist es unbedingt erforderlich, ausreichend Zeit für diese Projektphase einzuplanen. Denn oft ist das der aufwändigste Teil im Projekt und immer die Basis für den Erfolg der Befragung.

Unser Fazit

Vorab definierte und kommunizierte Regeln tragen stark dazu bei, die Bearbeitungszeit nach der Befragung deutlich zu reduzieren. In Kombination mit einer frühzeitigen und umfassenden Planung, einem iterativen Vorgehen und der Kommunikation mit allen Stakeholdern lässt sich auch bei komplexen Organisationsstrukturen schnell und effizient Erste Hilfe leisten