Fokusthema: Rücklaufquote

So erhöhen Sie die Teilnahme bei Mitarbeitendenbefragungen

Lesedauer: 3 Minuten

Immer wieder fragen unsere Kund:innen nach der Bedeutung der Rücklaufquote für ihre Ergebnisse und wie sie eine möglichst hohe Teilnahme für ihre Befragung realisieren können. Im Folgenden möchten wir daher unsere Erfahrungen aus der Praxis teilen.

Der Einfluss von Unternehmensgröße und Branche

Die Rücklaufquote gibt an, wie viele Beschäftigte der Einladung zu einer Mitarbeiterumfrage folgen und ihre Meinungen und Erfahrungen durch das Ausfüllen des Fragebogens teilen. Je höher sie ausfällt, desto repräsentativer sind die Ergebnisse.

In den letzten Monaten haben wir Umfragen realisiert, die von rund 100 bis zu knapp 19.000 Mitarbeitenden reichen und die Unternehmen aus unterschiedlichsten Branche umfassen. Im Schnitt lag die Rücklaufquote bei diesen Befragungen bei 65 %.

Während kein signifikanter Einfluss der Mitarbeitendenanzahl auf die Teilnahmebereitschaft festgestellt werden kann, wirkt sich die Branche zumindest indirekt auf die Rücklaufquote aus, nämlich durch die Art der Tätigkeit. Tendenziell beantworten Arbeitnehmer:innen mit White-Collar-Jobs häufiger eine Umfrage als jene mit Blue-Collar-Jobs. Dieser Unterscheid zeigt sich bei größeren Unternehmen oftmals auch zwischen einzelnen Bereichen, beispielsweise dem Lager im Vergleich zum Vertrieb.

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Tipps für einen höheren Rücklauf

Fragebogen

Ein guter Fragebogen sollte sowohl die richtigen, leicht verständlichen Fragen stellen als auch in seiner Länge und Form ansprechend sein. Ein im Vorfeld festgesetzter Zweck der Befragung ist für die Konzipierung und Auswahl der relevanten Fragen essenziell.

Kommunikation

Entscheidend für eine rege Teilnahme ist eine gute Kommunikation vor und während der Befragung. Transparenz zu Zielen und Rahmenbedingungen der Befragung sind wichtig, ebenso die Unterstützung durch Führungskräfte und Stakeholder. Wichtige Themen sind Informationen zur Sicherung der Anonymität der Teilnehmenden und die geplanten Prozesse nach der Befragung.

Teilnahmemöglichkeiten

Je komfortabler der Umfragezugang und je leichter das Ausfüllen, desto geringer ist die Hürde der Teilnahme.

Wir empfehlen eine personalisierte Einladung per Mail. Besitzen (einige) Beschäftigte keine eigene Firmen-E-Mail-Adresse, kann die Teilnahme dennoch erfolgen: offline per zugesandter bzw. persönlich ausgehändigter Papierumfrage oder online durch eine stationäre Lösung (z. B. Kiosk-PC). So ist sichergestellt, dass allen die Möglichkeit zur Meinungsäußerung geboten wird. Wichtig ist, dass die Befragung in möglichst allen Sprachen angeboten wird, die im Unternehmen gesprochen werden.

Folgeprozesse

Resignation kann vor allem bei Wiederholungsbefragungen auftreten, wenn Befragungsergebnisse nicht in wirkungsvolle Maßnahmen umgesetzt wurden , oder dieser Eindruck entstanden ist. Der Folgeprozess muss daher immer als integraler und verbindlicher Bestandteil der Befragung mitgedacht und geplant werden.

Zeitpunkt

Zu guter Letzt ist auch der richtige Zeitpunkt erfolgsentscheidend. Während der Sommerferien oder um die Weihnachtszeit erreicht man naturgemäß deutlich weniger Mitarbeitende, aber auch arbeitsintensive Wochen oder Phasen großer Umstrukturierung sollten vermieden werden.

Jede Meinung zählt!
Diese Aussage bleibt auch im Falle einer geringen Rücklaufquote gültig. Selbst wenn die erhaltenen Antworten möglicherweise nicht die Mehrheitsmeinung widerspiegeln, stellen sie dennoch eine wertvolle Information dar und sollten dementsprechend wertgeschätzt und ernst genommen werden.

Der richtige Blickwinkel ist hier entscheidend: Mitarbeitendenbefragungen sind im besten Fall eine Maßnahme der Organisationsentwicklung und kein Selbstzweck. Wichtiger als die Rücklaufquote ist die Einleitung von Verbesserungen auf Basis der Ergebnisse und ein kontinuierlicher Prozess im Sinne der Ziele des Unternehmens.

Sie haben Fragen zur Rücklaufquote oder zu Mitarbeitendenbefragungen generell? Dann sprechen Sie mit uns. Wir sind gerne für Sie da!